Cele 8 reguli ce susțin feedback-ul

Ne confruntăm frecvent cu astfel de situații și, de cele mai multe ori, alegem să nu reacționăm sau să amânăm momentul discuției. De ce? Pentru că ne e teamă să nu rănim sentimentele celorlalți, să nu stricăm relația cu cei din jur sau să nu existe consecințe asupra activității noastre profesionale.

Astfel, lucrurile se repetă și, în fiecare zi ce trece, acumulăm frustrări până când, într-un final, explodăm. Ne ducem la persoana respectivă și începem să criticăm ceea ce ea face, ceea ce ea spune, îi reproșăm relele intenții pe care le are de fiecare dată când comportamentul sau deranjant apare și, mai mult decât atât, o acuzăm că nu-i pasă de cei din jur.

Și uite așa, toate gândurile negre pe care le-am avut despre ceea ce se va întâmpla dacă vom avea curajul să oferim feedback se adeveresc; nimeni nu înțelege de ce am răbufnit, ne transformăm, în ochii celorlalți, în irascibili, dificili și, încet-încet, relațiile se deteriorează. Reacțiile lor le considerăm exagerate și atunci ne promitem că nu o să mai spunem niciodată nimic pentru că bunele noastre intenții sunt greșit înțelese.

Dar cine dintre noi ar reacționa diferit? Critica este prin definiție ceva ce nu ne place să auzim, ceva ce ne amenință identitatea personală și trezește instincte de apărare.

Și atunci cum putem totuși să le spunem celorlalți ce anume ne deranjează astfel încât să trezim astfel de reacții?

În orice medii, și mai ales în cel organizațional, este frecvent întâlnit conceptul de feedback, care din păcate, de multe ori, este înțeles greșit, iar punerea sa în practică nu produce efectele pe care le așteptăm.

Feedback-ul, ca și definiție a ceea ce el reprezintă, este o reacție, este ceea ce ai simțit tu în momentul în care ai interacționat cu respectivul comportament.

Folosit într-un mod corect și profesionist, feedback-ul (corectiv – de schimbare, sau suportiv – de întărire) își atinge scopul pentru care este construit, și anume, conduce la schimbarea sau întărirea comportamentelor celorlalți, la generarea de atitudini eficiente și sporește efectele comunicării.

Tipuri și tehnici de feedback sunt multe și întâlnite sub diferite denumiri, dar indiferent pe care alegem să îl folosim, în spatele lui stau aceleași 8 reguli:

1. Evită să oferi feedback atunci când ești furios, furia te va face să-ți pierzi controlul și să-i spui celuilalt „verde în față” tot ce până atunci ai cenzurat; așa că rămâi calm și pozitiv.

2. Oferă feedback-ul imediat după ce acțiunea/comportamentul s-a produs sau cât mai aproape de acel moment – dacă între momentul în care comportamentul s-a produs și oferirea feedback-ului este o perioadă mai lungă, în memoria celor doi (cel care oferă și cel care primește feedback-ul) intervin distorsiuni și uitarea anumitor elemente. În acest caz, feedback-ul își pierde din relevanță.

3. Asigură-te că celălalt are disponibilitatea de a te asculta – degeaba vorbești dacă nimeni nu te ascultă. De multe ori, cel căruia vrem să-i oferim feedback este preocupat de lucruri urgente care nu suferă amânare și tot ceea ce face este să se gândească la ele.

4. Oferă feedback-ul personal și nu în public – imaginea pe care o avem în fața celorlalți este, pentru mulți dintre noi, foarte importantă și părerea celorlalți despre noi este foarte valoroasă. Faptul că primim un feedback corectiv în public ne poate face să ne simțim mai înverșunați în a demonstra contrariul și a nu fi receptivi la ceea ce ni se transmite, tocmai pentru a nu ne afecta imaginea socială.

5. Evită să critici persoana, comportamentul ei este cel care te-a deranjat, așa că acela trebuie descris cât se poate de specific – când observăm comportamentele oamenilor din jurul nostru, ne este ușor să facem presupuneri despre motivele pentru care ei se comportă într-un anumit fel și să punem semnul egal între comportamentul unei persoane și persoana în sine. Ceea ce nu poate fi decât fundamental greșit în procesul de feedback, deoarece prin feedback dorim schimbarea unui comportament și nu a personalității unui individ.

6. Asumă-ți feedback-ul – comportamentele celor din jur sunt percepute diferit de fiecare dintre noi; ceea ce pe mine mă deranjează s-ar putea ca pe ceilalți să nu-i deranjeze și invers. Tocmai din acest motiv, oferirea feedback-ului se face în numele propriu și din punctul nostru de vedere.

7. Folosește întrebări de clarificare – de multe ori avem tendința să presupunem că cel cu care vorbim înțelege exact ceea ce am vrut să-i transmitem. Nimic mai greșit! În procesul de comunicare intervine sistemul fiecăruia de decodificare a mesajului, credințele, valorile care sunt diferite de la individ la individ. Și atunci, pentru ca să fim siguri că feedback-ul nostru este recepționat corect, cel mai bine ar fi să întrebăm dacă ne-am făcut înțeleși și să clarificăm.

8. Demonstrează atitudinea potrivită oferirii feedback-lui – cea mai potrivită ATITUDINE atunci când vrei să oferi feedback este: proactivă și pozitivă (să ai în minte tot timpul scopul pozitiv al feedback-ului și orientarea către soluții sau altenative).

Formulat corect, orice tip de feedback este constructiv.

A ști să oferi feedback nu este o abilitate înnăscută, ci se învață și izvorăște din dorința sinceră de a-i ajuta pe cei din jur să se dezvolte, să fie mai buni în tot ceea ce fac.

Astfel încât dacă într-adevăr ținem la cei din jur și la relațiile cu ei, cel mai bun lucru pe care putem să-l facem este să le oferim feedback și să le spunem ce simțim, pentru că altfel înseamnă că nu ne pasă!

Sunt Iulia Nechita, psiholog și trainer, și cred cu tărie că oricine poate să fie și să facă orice atât timp cât își dorește suficient de mult, muncește și crede în visul său.

Experiența acumulată atât în mediul organizațional, cât și în compania de training humans m-a ajutat să creez programe în care oamenii și-au conștientizat resursele personale și potențialul, s-au dezvoltat personal și profesional și au descoperit că atitudinea este cea care face diferența și care te poate transforma într-un învingător.