Cui aparțin informațiile din mailul de serviciu: angajatului sau angajatorului?

Mailurile personale, proprietatea angajatului

Potrivit societății de avocați Popovici Nițu & Asociații, răspunsul corect depinde de o serie de factori, inclusiv de regulile interne ale unei companii. Plecând de la această premisă, orice informație legată de activitatea profesională desfășurată în baza contractului individual de muncă este proprietatea angajatorului.

Asta în teorie. În practică însă, există situații în care angajații utilizează conturile de mail puse la dispoziție de angajatori ca să comunice în interes personal. Pentru că aceste mesaje fac parte din sfera vieții private a angajaților, accesarea acestor mesaje de către angajatori este interzisă și poate fi calificată drept infracțiune. Același lucru este valabil și pentru corespondența prin poștă.

Și Raluca Mihai, partener Voicu & Filipescu, subliniază că nu se poate susține, cu valoare de principiu, că orice informație din cuprinsul mailului de serviciu este proprietatea angajatorului.

Secret de serviciu, secret al corespondenței

„În primul rând, trebuie avut în vedere tipul de informaţii vizate (e.g. dacă sunt secrete de serviciu, informaţii confidenţiale indicate ca atare), precum şi conţinutul contractului de muncă al salariatului. În mod concret, salariatul are o obligaţie generală de fidelitate (ce implică şi păstrarea confidenţialităţii), precum şi o obligaţie de a păstra secretul de serviciu, conform legii. O obligaţie de confidenţialitate separată poate fi negociată la nivel individual, indicând informaţiile cu caracter confidenţial, precum şi condiţiile de utilizare”, explică Raluca Mihai.

Citește și Angajat vs. angajator și viceversa: Cum se poate EVITA un proces?

Referitor la corespondența prin poștă, continuă Raluca Mihai, ca să nu se comită infracţiunea de violare a secretului corespondenţei, trebuie analizate cu mare atenţie situaţiile în care s-ar impune, după părerea angajatorului, deschiderea unei corespondenţe pe numele unui salariat, recepţionată la locul de muncă.

Pe de altă parte, în opinia Iulianei Negoiță, Senior Associate Zamfirescu Racoți & Partners, comunicațiile care se regăsesc pe contul de mail de la serviciu aparțin angajatorului pentru că are dreptul de proprietate al infrastructurii informatice, hardware și software.

Regulamentul intern și accesarea mailului de serviciu

Societatea de avocați Popovici Nițu & Asociații recomandă ca, pentru evitarea oricăror riscuri, angajatorii să stabilească reguli interne clare de accesare, utilizare și, unde este cazul, de monitorizare a comunicațiilor electronice efectuate de la locul de muncă.

Potrivit Ralucăi Mihai, partener Voicu & Filipescu, trebuie avut în vedere conținutul regulamentului intern și/sau al politicilor prin care se stabilesc regulile de utilizare a mailului de serviciu.

Citește și De ce angajații își dau în judecată angajatorii?

În mod special, atrage atenția Raluca Mihai, trebuie stabilit în ce măsură şi în ce modalitate se poate utiliza mailul de serviciu de către salariat astfel încât să nu se considere că a fost încălcat dreptul acestuia la viaţa privată în ipoteza luării anumitor măsuri de către angajator.

Fără loc de interpretări

„Un astfel de risc ar exista în situaţia în care salariatului nu i-a fost adus la cunoştinţă faptul că mailul de serviciu nu poate fi utilizat în alte scopuri decât cele profesionale”, crede Raluca Mihai, potrivit căreia este necesar să se stabilească conținutul informațiilor și salariaților să le fie aduse la cunoștință atât restricțiile, cât și modalitatea prin care angajatorul a aflat despre încălcarea obligaţiilor salariaţilor.

Citește și Câţi bani valorează loialitatea în business

Iuliana Negoiță, asociatul Zamfirescu Racoți & Partners, mai spune că, în absenţa unor reglementări legale specifice, la nivelul fiecărui angajator ai cărui salariaţi utilizează mailul ca modalitate de îndeplinire a sarcinilor de serviciu, sunt stabilite reguli/politici cu privire la proprietatea asupra comunicaţiilor de tip mail.

Potrivit avocatului, corespondența prin poștă se supune acelorași reguli atâta timp cât este vorba despre corespondenţa legată de îndeplinirea sarcinilor de serviciu.

Ce se întâmplă după ce angajatul pleacă din companie

Dar ce se întâmplă cu informațiile de pe mailul de serviciu după ce angajatul pleacă din companie? Societatea de avocați Popovici Nițu & Asociații atrage atenția că, în cazul în care contractul individual de muncă a conținut o clauză de confidențialitate care se aplică după încetarea contractului, fostul angajat, dacă utilizează astfel de informații, poate fi obligat să-l despăgubească pe angajator, dar și să răspundă contravențional sau penal, după caz.

În cazul în care nu există o astfel de clauză de confidențialiate, fostul angajat trebuie să respecte regulile generale care țin de concurența loială. Astfel, va evita să divulge informații despre fostul angajator către terți, în condițiile în care legislaţia penală incriminează divulgarea informaţiilor secrete de serviciu sau nepublice. În ceea ce privește informațiile pe care compania nu le-a calificat drept confidențiale dar care sunt proprietatea acesteia, fostul angajat are obligaţia generică să nu le folosească după încetarea contractului individual de muncă.

Nuanțe: experiența acumulată și informațiile sensibile

„Ca o chestiune distinctă, există însă situaţii care pot nuanţa răspunsul de mai sus, spre exemplu: experienţa profesională dobândită de salariat pe parcursul activităţii (incluzând aici diversele circumstanţe în legătură cu acest subiect) nu poate face obiectul vreunei limitări sau condiţionări din partea fostului angajator”, potrivit societății de avocați Popovici Nițu & Asociații.

Citește și Detii functii de conducere? Poti pleca din companie cu pana la 30 de salarii compensatorii

Raluca Mihai, Partenerul Voicu & Filipescu, consideră că, pentru a fi evitată situația în care un fost angajat folosește informații sensibile despre compania la care a lucrat, angajatorii propun clauze specifice de confidenţialitate care produc efecte şi după încetarea contractului de muncă, pe durata agreată cu salariatul.

„Inserarea unei clauze penale (care stabileşte exact prejudiciul ce ar fi suferit de angajator în cazul în care salariatul ar încălca obligaţia de confidenţialitate) este preferabilă, pentru a determina salariatul să respecte cu stricteţe obligaţia (riscând altfel să plătească suma reprezentând prejudiciul către fostul angajator) şi pentru a face mai uşor de reparat/recuperat prejudiciul în cazul încălcării obligaţiei de confidenţialitate”, potrivit avocatului.

Monitorizarea concurenței

În opinia partenerului Voicu & Filipescu, tot pentru a evita ca experienţa dobândită de salariat (ceea ce implică şi o serie de informaţii la care a avut acces) să fie folosită în beneficiul competitorilor, se pot prevedea şi clauze de neconcurenţă în contractele de muncă. Extrem de importantă în aceste clauze de neconcurenţă este procedura prin care angajatorul poate verifica dacă activitatea prestată de fostul salariat la competitori este identică sau similară cu cea prestată anterior şi menţionată întocmai în clauza de neconcurenţă.

Citește și Ce ne rezervă viitorul

„În mod concret, trebuie stabilite interdicţiile specifice stabilite pentru salariatul respectiv, de la caz la caz, precum şi modalitatea în care informaţiile au intrat în posesia sa, precum şi modalitatea de utilizare a acestora. Informaţiile ar putea fi astfel utilizate în măsura în care nu se încalcă prevederi legale (e.g. reglementări din domeniul concurenţei) şi/sau alte obligaţii stabilite între salariat şi angajator în legătură cu contractul de muncă”, mai crede avocatul.

Clauze de confidențialitate

Iuliana Negoiță, asociatul Zamfirescu Racoți & Partners, ține să precizeze că, după ce pleacă din companie, angajatul nu se poate folosi de informațiile din mailul de serviciu: „În majoritatea cazurilor, angajatorul şi angajatul negociază şi includ în contractul individual de muncă o clauză de confidenţialitate care îşi va produce efectele chiar după încetarea contractului. Chiar şi în absenţa unei astfel de clauze, angajatorii prevăd prin regulamentele interne sau prin contractele colective de muncă obligaţia de confidenţialitate şi efectele acesteia”.